定期報告　手続き・報告までの流れ

Step1　｢通知書｣を確認する

定期報告には「特定建築物」「建築設備」、H28年の法改正で新設された「防火設備」の3種類があります。（※ここでは「昇降機等」は除いています。）
多くの特定行政庁では、建物用途別に定期報告の報告年度が定められており、対象建物によって報告年度が異なります。ただし、建築設備と防火設備の定期報告については、毎年の報告になっていますので、毎年通知書が送付されます。

通知書には、所有者又は管理者の住所・名前、建物ごとに割り当てられた記号番号、建物名称、用途、建物所在地、報告内容、今年度の報告期限が記載されています。

建築設備の定期報告の場合『機械換気設備・機械排煙設備・非常用の照明装置のうち現状で該当する設備の検査』と記載されています。建物に設置されている検査対象設備の種類によって費用も変わってきますので、実際に設置されている設備内容の把握も大切です。

防火設備の定期報告の場合『防火設備の検査』と記載されています。対象となる随時閉鎖式の防火設備には、防火扉や防火シャッター、耐火クロススクリーン等がありますので、建物に設置されている場合は検査報告が必要です。ただし、行政側もすべての建物の防火設備内容を把握しているわけではないので、通知書を対象となる可能性のあるすべての建物所有者・管理者に送付している行政庁もありますので、対象防火設備の設置がない場合は、連絡票に対象外の旨を記載して提出すれば、次年度より通知が届かなくなります。
　　
まずは、手元に届いた通知書を見て、報告内容が「特定建築物」「建築設備」「防火設備」の内どれなのか確認し、報告期限に間に合うように予定を立てなければなりません。弊社へ依頼される場合、提出したいと思う期日から１～３カ月前にご相談ください。

※大阪府の場合、「特定建築物」「建築設備」「防火設備」それぞれの通知が封書で送られてきます。その為、3種類とも対象の年度には3枚の通知書が入っています。全国的に同じ様式ではなく、あくまで特定行政庁単位で作成しています。例えば京都市の場合では、1枚の通知に「特定建築物」「建築設備」「防火設備」の3種類の内容が記載されているので、通知としては1枚といったところもあります。

Step2　見積依頼・問合せ

定期報告の調査資格者・調査会社(1･2級建築士、特定建築物調査員・建築設備検査員・防火設備検査員)へ問い合わせます。
※弊社へのお問合せは下のボタンからお進みください。

今回初めて定期報告を実施する場合には、まずはお問合せ時に建物概要がわかる確認申請図面や竣工図があるとスムーズです。また前回実施されている場合は、前回の定期報告書の控え書類をご用意下さい。

定期報告業務のお見積りについて、3年に1回の建物全体を調査する「特定建築物」は、建物の延べ床面積と築年数を基準に算出しております。
詳しくはこちらをご参照ください → 特定建築物の調査費用について

「建築設備」のお見積りは、建物に設置されている対象となる建築設備の種類と、その設置数によって行っています。前回の報告書があれば対象設備の状況がわかるので、そちらをご準備ください。設置設備状況がわからない場合は、図面等をご用意ください。
詳しくはこちらをご参照ください → 特定建築物の調査費用について

「防火設備」につきましても、対象となる防火設備の種類と設置数によって算出しています。対象防火設備につきましては、前回の報告書があればよいですが、初回の場合、図面だけでは判断が難しいときもあり、現地下見が必要となる場合があります。

定期報告の費用や価格については、調(検)査者やその会社の業態等により様々で、大きな差があるときもあります。これは現地調(検)査を行う人数や、書類作成にかける時間、図面の修正作業、その他役所への資料閲覧等の経費によって変わってくるからです。行政庁へ提出する書類になりますから、調べられる必要情報はきちんと記載し、役所側が持っている情報と食い違いがないようにしたいところです。とにかく安く、提出さえすればいいというところではやはり費用に差が出てきます。
建物劣化状況や設備の不具合、建築法規のチェックも行いますので、定期報告の経験豊富な建築行政に詳しい専門の建築士や資格者が安心です。

Step3　調(検)査依頼・事前打合せ

お見積りで調(検)査費用が決まりましたら、実際の報告業務へと移ります。
依頼を頂きましたら、対象の建物を把握する為、事前打合せをさせて頂きます。この時に必要書類をお預かりさせて頂き、図面等を確認させて頂きます。

必要書類は以下のような書類になります。
　　・竣工図面 又は 設計図面（※建築設備は、設備図面もあればご準備ください。）
　　・確認通知書、確認申請書類
　　・検査済証
　　・前回の定期報告書（初回の場合除く）
　　・今回届いた定期報告の「通知」

※上記書類は初回のみ必要で、２回目以降の調査の際に、毎回準備いただく必要はありません。

所有者や管理会社が変更になったりといった事情で、必要書類があまり揃わない場合も一度ご相談ください。設備内容が書類等で把握できない場合は、現地下見等を行った上でご対応させて頂きます。

Step4　現地調査、設備検査の実施

現地調査日・検査日の日程を打合せの上決定させて頂きます。ご入居者様やスタッフ様・関係者様に、事前に調査実施のご連絡・ご案内をして頂きますようお願いします。

屋上への扉、EV機械室やポンプ室・倉庫等は施錠されている場合が多いですので、当日は施錠箇所の鍵をお預かりさせて頂くか、お立会い頂ける場合は順番に周りながら開錠をお願いいたします。調査・検査は定期報告資格者が実施し、通常2名以上で行います。

建築設備検査では、火気使用室(厨房等)にも入室します。その際、帽子・マスクを着用し作業いたします。また、非常用照明のブレーカを確認しますので、分電盤の設置されている場所にも入室し、扉を開閉しますので、前に物品等があれば移動をお願いします。
排煙機の検査を消防点検の日程に合わせて実施し、運転を出入りの業者様でしていただける場合等は、費用を考慮させて頂きます。

防火設備検査では、階段などの防火区画に設置されている防火扉を、実際に感知器をあぶり、感知器連動で閉鎖させます。また、区画の開口が大きい場合は、防火シャッターが設置されていますので、こちらも同様に感知器連動での閉鎖を実施します。店舗などで閉鎖させると営業に支障がある場合は、開店前の時間などに実施いたします。防火シャッターは、閉鎖確認後に巻き上げて復旧作業を実施しますので、少し時間がかかります。さらに、エレベーター扉前に「耐火クロススクリーン」が設置されている場合があります。
火災受信所となる事務室等に、防排煙設備の連動制御盤があります。その盤で操作し、盤の設置状況も検査します。

作業が終了しましたら、お預かりした鍵をご返却して、現地調査・検査は終了です。

Step5　報告書類作成・打合せ

現地調査・検査結果を報告書にまとめます。出来上がった報告書の内容についてご説明をさせて頂き、報告書に所有者様又は管理者様のご印鑑を押印頂きます。
※「押印を求める手続の見直し等のための国土交通省関係省令の一部を改正する省令」の施行に伴い、令和3年より、多くの特定行政庁で印鑑の押印が不要となりました。

報告書類を必要部数用意し、弊社で提出窓口である(一財)大阪建築防災センターへ提出いたします。

Step6　受付済み報告書控を返却・業務終了

定期報告書が受付されますと、受付印が押された控えが返却されます。報告書類一式をファイリングしまして所有者様又は管理者様にご返却いたします。
　
これで、一連の定期報告業務は終了となります。

大阪府の場合、(一財)大阪建築防災センターで受付された報告書類が各特定行政庁へ送られます。約1～3ヶ月ほどで各特定行政庁から経由された副本(結果書以前の第一面から第四面部分)と改善報告書類等が送られてきます。
役所から届く審査結果に従い、是正項目がある場合は改善計画を立てて、役所へ改善報告書類を提出することになります。

また、定期報告を実施している建築物には、大阪府の場合、以下のような報告済証シール(ワッペン)が同封されていますので、建物のエントランス付近などの見やすい場所に貼って頂けるようになっています。（※平成29年度より現在のデザインとなりました。）
神戸市や兵庫県など同様の済証シールがある行政庁もあれば、京都市のように、そういったシールを発行していない行政庁もありますので、あくまで行政庁単位で制度の認知・啓蒙のために行っているものになります。